個人情報保護法改正2017年5月からは町内会も他人事ではない!

データ

こんにちは。ひちです。

このご時世、何かと気になる「個人情報保護法」
2016年9月に改正がおこなわれ、いよいよ2017年5月30日より全国的に施行されます。

実は今回の改正では、大きく変わった点がひとつ!


今までは、5,000人超える個人情報を取り扱う事業者が対象の法律でした。
今回の改正で5,000人超えの要件が外されたため、すべての事業者が対象になります。



それは、企業でなくとも私たち一般市民でも、この法律を気にしなければならなくなるということ。

例えば、町内会の名簿。

これも、「個人情報保護法」を意識して作らなければならなくなります!

知らなかったでは済まされない!?

今回は、日常生活でよくあるシーン「町内会の名簿」について、改正後の個人情報保護法に沿った作り方や注意などを、分かりやすくお伝えしていきますね。

スポンサーリンク

町内会、子供会も関係するかも?自治会も該当していた個人情報保護法

子供たち

個人情報保護法って個人情報を扱う事業者が対象なんでしょ?

それなのに、町内会や子供会も関係するって本当なの?

「本当です」

実は、個人情報保護法における「事業」とは、一定の目的をもって繰り返し継続しておこなわれることなんです。

ですから、個人情報を取り扱う事業者は、営利or非営利の活動かどうかは関係ありません。
したがって、営利を目的としていない「町内会」のような団体も対象になるんです。


例:NPO法人
  自治会・町内会
  同窓会
  サークル
  マンション管理組合

 

今までは5,000人越えの個人情報を取り扱う事業者が対象だったため、5,000人以下の町内会は該当しなかっただけなのです。

個人情報は集めないほうが得策?

ボヤキ

町内会では町内に住む方の個人情報がなくては活動に支障がきたすこともあります。

例えば、家族構成などの個人情報が不十分なばかりに、次の新一年生がわからないとか、町内会のイベントの情報を適切に伝えることができないとかあるかもしれません。

その上、最も重要な災害発生時の安否確認も十分に機能しない可能性がでてきます。

「個人情報保護法」は皆さんの個人情報をきちんと管理して安全に利用しましょうという法律です。

 

この法律のポイントをしっかり理解して、集めた個人情報を適切に管理すれば、みんなが安心安全に過ごせるための活動などに利用することができます。

町内会で名簿を作るときの3つのポイント

名簿作成

町内会では、今まで作ってきた名簿がすでにあります。

町内に新しく引っ越してきた方、別の土地へ引っ越しされた方や、生まれた方、亡くなられた方については、名簿を常に更新させていますよね。

もし、新しく引っ越してきた方に「個人情報だから教えたくない」と言われても、うちの町内会では、今回の法改正に伴い、個人情報の管理をしっかりしているということを伝えてご理解いただくことが必要です。

今後の名簿の更新などに差し支えないように次の3つのステップでしっかり対策しましょう。

ステップ1 個人情報を集める前

利用目的の特定

個人情報の利用目的をあらかじめ決めておきます。

そもそも「何のために集めるのか?」「どんな情報を集めるのか?」「どのように管理するのか?」を明確にしましょう!

決めることは次の3つです。

目的-名簿が必要な理由を明確にする。
・町内会の運営管理の為?
・会員の親睦の為?
・緊急時の安否確認の為?など

②内容-誰のどんな個人情報が必要なのか決める。
・①で決めた目的に必要な個人情報は?
・氏名、住所、電話番号だけでいいか?
・生年月日や家族構成は必要か?など

③運用-名簿の管理方法をルール化する。
・作った名簿をどのように保管するのか?
・誰を管理者にするのか?など

ステップ2 本人から個人情報を集めるとき

利用目的の通知・公表

本人から書面で個人情報を取得する場合、本人に対して利用目的をしっかり伝えます。

「お伝えしたこと以外では、勝手に使いませんよ」と名簿の目的、内容、管理方法を町内会の皆さんに説明して、同意を得られる方から個人情報の提供をして頂きます。

今までの名簿に載っている方には、すでに個人情報をいただいているので、ルールの通知は総会や、回覧板などを利用して年1回程度は行うことにしましょう。

個人情報の管理方法が明確になると、会員の理解と安心を得やすくなります。

ステップ3 個人情報を保管するとき

安全管理措置

集めた個人情報の漏えい防止のために、安全に管理する。

「なくさない!漏らさない!」ために町内会の名簿は安全に管理しましょう。

【安全に管理するためにできること】

・取り扱いのルールを決める
・管理する人を教育する
・紙で管理する場合は、鍵のかかる引き出しに保管する
・パソコン等で管理する場合は、ファイルにパスワードを設定する

個人情報の開示請求や訂正、苦情などへの対応

本人から開示請求や訂正、苦情などがあった場合は、適切・迅速に対応する。

「問い合わせ等にいつでも対応」できるようにしておきましょう。

町内会の名簿に関しての問い合わせ等に対応するために次の4つをすぐにわかるようにしておく必要があります。

・事業者の名称
・利用目的
・請求手続き
・苦情申出先

さ、これで、3つのステップで町内会の名簿に必要な個人情報を集めて管理する体制が整いましたね!次は、集めた個人情報を他人に渡す場合、どんなことに注意が必要なのかをお話しします。

スポンサーリンク

個人情報を第三者に提供するときの3つのルール

3点

ルール1  本人の同意の取得

本人以外の者に個人情報を提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得ます。
ただし、次の場合は、本人の同意がなくても提供できます。

・法令に基づく場合
   例:警察、裁判所、税務署等からの照会

・人の生命・身体・財産を守る場合
   例:災害発生時の安否確認

・委託先に提供する場合
   例:会員名簿の印刷を業者に委託する場合で、印刷業者に名簿を提供する場合

町内会に入っているといろんな行事に参加する機会がありますね。

去年、地区の行事で卓球大会に参加しました!
参加申し込みは簡単です。
町内のママさんLINEグループで、役員の奥さんからの連絡に返事するだけです。

「週末、卓球大会に参加できますか?」
「はい、参加します」

てね。

それだけで町内会の名簿から地区行事の卓球大会のメンバーにエントリーされます。

これが個人情報を他人(第三者)に渡すときの3つのルールの1つである「本人の同意の取得」になります。

ただし、例外があります。

参加した卓球大会で、近所の奥さんが急に胸を押さえて倒れたとします。
本人の意識はありません。
救急車を呼び、救急隊員に倒れた方の個人情報を伝える場合、本人の同意を得ることはできません。


事は一刻を争います。

その場合は、本人の同意がなくても他人(第三者)に個人情報を提供することができます。

ルール2  提供に関する記録義務

今までは本人の同意を得たらオッケーなところがありました。
しかしながら今回の改正では、他人に個人情報を渡した場合、両者がさらに次の4つについて記録する必要があります。

・提供した場合は、「いつ・誰の・どんな情報を・誰に」提供したのか?
・提供を受けた場合は、「いつ・誰の・どんな情報を・誰から」提供されたのか?
 そして、相手方が個人情報を取得した経緯もあわせて確認しましょう。

提供先などを記録し一定期間保管します(保管期間は原則3年)。

ルール3  委託先の監督

名簿の印刷を業者に委託する場合、委託先をしっかり選定し、個人情報を適切に管理してもらうために以下のことを記載した書面を渡すといいですよ。

・情報の持ち出し禁止
・委託された業務以外の利用禁止
・返却・廃棄の仕方など

そして、個人情報を渡す先である卓球大会の主催者には、個人情報を適切に管理してもらえるか確認したり、「次のことをちゃんと管理してくださいね」と書面で出すことも大切です。

今までの名簿はどうしたらいい?

名簿

個人情報保護法が施行される前に作って名簿も同じように管理する必要があります。

ただし、以前の名簿には、すでに引っ越ししている方や、家族構成が変わっているなど、利用できない個人情報が含まれている可能性があります。

名簿の更新を行い、以前の名簿はシュレッターなどで適切に破棄しましょう。

まとめ

朝日

~自治会で名簿を作る場合の3ステップ~

ステップ1 個人情報を集める前
→「そもそも、何のために集めるのか?」を明確にする。

ステップ2 本人から個人情報を集めるとき
→「お伝えしたこと以外では、勝手に使いませんよ」と伝える。

ステップ3 個人情報を保管しているとき
「なくさない!漏らさない!」ためにできることをする。
→「問い合わせ等にいつでも対応できる」ようにしておく。

~個人情報を第三者に提供するときの3つのルール~

1  本人の同意の取得
→「他の人に個人情報を渡すときは本人の同意をもらってね」※災害時などの例外あり

2  提供に関する記録義務
→「いつ・誰の・どんな情報を・誰に(誰から)」提供したのか(提供されたのか)を記録しておく。(保存期間は原則3年)

3 委託先の監督
→個人情報を適切に扱ってもらうために個人情報の取り扱いについて記載した書面をお渡ししておく。

私が住んでいる町は小学生のいる世帯が8世帯しかいません。

子供会は8世帯で構成されています。
子供会の役員は2名で、そのうちの1人が私です。
2年間役員をするので来年も役員をします。


今年の名簿は、前回の役員によりすでに作成され、子供会の各世帯に配布されています。
親のメールアドレスは基本、一斉メールをする子供会の役員の2人だけが知っています。
まー、最近はLINEに切り替わっていますけどね。

今までは個人情報保護法の対象ではありませんでしたが、8世帯のモラルで個人情報が適切に守られていたということでしょう。
今回の法改正により、子供会はたった8世帯ですが、来期の名簿作成時には適切な対応が必要だという課題がみえていました。

にしても、この法律ものすごく違和感があります。
町内会のような小規模の団体と大企業が同じルールで個人情報を管理するってことですよ?

個人情報保護法は他人事じゃない。

誰もが個人情報を取り扱う側になる可能性は十分にあります。

個人情報保護法に関する他の記事はこちらからどうぞ

>>個人情報保護法の新しい罰則ができたワケ。いわゆる名簿屋対策!

>>個人情報保護法改正のポイント!簡潔に今すぐできる対策を教えます。

>>情報漏えいの原因2016ランキング!人為的ミスを未然に防げ!!

スポンサーリンク

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする