個人情報保護法改正のポイント！簡潔に今すぐできる対策を教えます。

個人情報保護対策に関する質問を3つだけします。

・あなたの会社は、個人情報保護対策をしていますか？

・あなたの会社には、個人データの管理責任者はいますか？

・あなたの会社では、個人データの取り扱いについて社員教育は行われていますか?

個人情報の管理の仕方や第三者へ提供するルールなどを規定した「個人情報保護法」の改正法が2017年5月30日に施行されます。

これまでは、5,000件超の個人情報を取り扱う事業者が対象でした。
今回の改正で、その要件をなくし、1件でも個人情報を預かる事業者はすべて対象になります。

このご時世、顧客の情報をまったくもっていないという企業はほとんどありませんよね？

今回の個人情報保護法の改正より大企業であろうが、小規模企業であろうが、営利・非営利目的関係なくすべての事業者が対象になっています。

さて、3つに質問にすべて「イエス」と答えられましたか？

「イエス」と答えられた企業は次のとおりです。

・あなたの会社は、個人情報保護対策をしていますか？
　　　　何らかの対策を実施している・・・87.7％

・あなたの会社には、個人データの管理責任者はいますか？
　　　　個人情報保護管理責任者の設置・・・49.5％

・あなたの会社では、個人データの取り扱いについて社員教育は行われていますか?
　　　　社員教育の充実・・・46.9％

　　参照：総務省　平成27 年通信利用動向調査の結果

何らかの対策がされていても個人データの管理責任者がいなかったり、社員教育が不十分のままでは、個人情報保護法に違反してしまう可能性がありますよ！

今回は、今すぐできる対策のポイントを簡潔にお伝えします！

この記事に書かれていること

1 個人情報保護法の改正で変わったこと
2 意識の高い社員に育てよう！今すぐできる個人情報を安全に管理するためのルール化
3 改正法への不十分な対応が大きな不利益をよぶ
4 まとめ

個人情報保護法の改正で変わったこと

個人情報保護法の改正で何が変わったのかというと、まずは「個人情報の定義」です。

そもそも「個人情報」とは、生存する個人に関する情報で「ある特定の人物」のものだとわかるものです。

個人情報保護法の改正前は、そのもの単独では個人情報に該当していなかった、「指紋」や「顔写真」、「パスポート番号」、「年金番号」、「免許証番号」、「保険証」、「マイナンバー」などが今後は単独でも個人情報とみなされます。

次に「個人情報を取り扱う管理規定」も５つの項目に細かく決められました。

個人情報保護法の５つの基本

①個人情報を取得するときのルール
②個人情報を利用するときのルール
③個人情報を保管するときのルール
④個人情報を他人に渡すときのルール
⑤本人から個人情報の開示を求められたときのルール

細かくなるということは、しなければならないことが増えるということですが、逆にいうと、わかりやすくなったということですよ。

それでは「個人情報保護法の５つの基本」のポイントを簡潔なチェックリストにしてみましたので、自分の会社が対応しているかどうか確認してみてくださいね。

個人情報保護法の5つの基本チェックリスト

□　個人情報を取得するときのルール
　　個人情報を取得する際、何の目的で利用されるかご本人に伝えていますか？

□　個人情報を利用するときのルール
　　取得した個人情報を決めた目的以外のことに使っていませんか？

□　個人情報を保管するときのルール
　　取得した個人情報を安全に管理していますか？

□　個人情報を他人に渡すときのルール
　　取得した個人情報を無断で他人に渡していませんか？（委託の場合は除きます）

□　本人から個人情報の開示を求められたときのルール
　　「自分の個人情報を開示してほしい」とご本人から言われて、断っていませんか？

個人情報保護法の５つの基本は、2016年の年末調整でマイナンバーを従業員から取得する際にすでに取り組んでいる会社も多いのではないでしょうか？

今回の改正からは「マイナンバー」だけでなく、「個人情報」と対象の範囲がひろくなります。

まだ、すべて取り組めていないのであれば、まずは個人情報保護法の基本からはじめましょう。
個人情報を適切に取り扱うことは、お客様や従業員の信用を守ることにつながります。

意識の高い社員に育てよう！今すぐできる個人情報を安全に管理するためのルール化

個人情報保護法の５つの基本である

①個人情報を取得するときのルール
②個人情報を利用するときのルール

このはじめの2つは、取得・利用するときにすぐにできますよね。

③個人情報を保管するときのルール
④個人情報を他人に渡すときのルール
⑤本人から個人情報の開示を求められたときのルール

残りの3つは、個人情報を取得してデータベース化(特定の個人を検索できるようにまとめたもの)した場合のルールになります。

今回は、すぐに取り組めるポイントだけご紹介いたします。
③の個人情報を保管するときのルールで気を付けるべきことを簡単な表にしてみました。

安全管理措置	手法例	ヒント
個人データの取り扱いにかかる規定の整備	個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取り扱い方法を整備する	個人情報の取り扱いの項目を追加・業務マニュアル・チェックリスト・フローチャート等
組織体制の整備	個人データを取り扱う従業者が複数いる場合、責任のある立場の者とその他の者を区別する	リスク分散の観点からチェック体制の構築・個人情報保護管理責任者の設置
従業者の教育	個人データの取り扱いに関する定期的な研修や、秘密保持に関する事項を就業規則等に盛り込む	研修だけでなく、朝礼等の際に定期的に注意喚起をする
個人データを取り扱う区域の管理	個人データを取り扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に個人データを閲覧等できないようにする	誰にでも見られるところに放置しない・個人情報の取り扱いは往来の少ないところで行う・パソコンから離れるときはパスワード付きのスクリーンセーバー等を起動させる・離席時には個人データを机の上などに放置しない
個人データを持ち運ぶ場合の漏洩等の防止	個人データが記録された電子媒体又は個人データが記載された書類等を持ち運ぶ場合、パスワードの設定、封筒に入れる、カバンに入れるなど、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講じる	・電子媒体にはパスワードを設定する・資料の置き忘れにしない
個人データの削除及び機器、電子媒体等の破棄	個人データを削除し、又は、個人データが記録された機器、電子媒体等を破棄したことを、責任ある立場の者が確認する	・書類であれば、焼却、シュレッター処理・機器・電子媒体等であればデータ削除ソフトの利用や物理的な破壊等をする